A finalidade é padronizar a transmissão, validação, armazenamento e distribuição das informações, constituindo um repositório de informações nacional.
Com isso, espera-se dar maior efetividade aos direitos trabalhistas, estatutários e previdenciários; racionalizar e simplificar o cumprimento de obrigações legais; eliminar a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas; e aprimorar a qualidade das informações referentes às relações de trabalho, previdenciárias e fiscais.
A prestação das informações pelo eSocial substituirá, na forma disciplinada pelos órgãos ou entidades partícipes, o procedimento do envio das mesmas informações por meio de diversas declarações, formulários, termos e documentos relativos às relações de trabalho.
O eSocial foi concebido para transmitir informações agrupadas por meio de eventos, os quais devem ser encaminhados em uma sequência lógica, conforme toda a dinâmica das contratações dos trabalhadores, desde o seu início até o seu término, como a identificação do empregador e dos dados gerais das contratações realizadas por este, a admissão dos trabalhadores, os dados específicos da contratação dos trabalhadores, a gestão dos serviços prestados e do prestador de serviços, o pagamento da remuneração e o término da relação contratual.
Essa sequência a ser observada conduz ao conceito de “empilhamento”, de modo que as informações transmitidas nos eventos iniciais serão usadas nos eventos seguintes e para se alterar um dado de evento antigo há que se verificar as consequências/repercussões nos eventos posteriores.
O órgão ou instituição, ao transmitir suas informações relativas ao eSocial, deve considerar uma sequência lógica, pois as informações constantes dos primeiros arquivos são necessárias ao processamento das informações constantes nos arquivos a serem transmitidos posteriormente.
As informações relativas à identificação do órgão ou instituição, que fazem parte dos eventos iniciais, devem ser enviadas previamente à transmissão de todas as demais informações. Considerando que as informações integrantes dos eventos de tabelas são utilizadas nos demais eventos iniciais e, também, nos eventos periódicos e não periódicos, elas precisam ser enviadas logo após a transmissão das informações relativas à identificação do órgão ou instituição.
Em seguida é realizado o cadastramento inicial do vínculo do trabalhador e, sequencialmente, devem ser enviadas, caso existam, as informações previstas nos eventos não periódicos e, por último, as informações previstas nos eventos periódicos, conforme o sequenciamento da figura abaixo:
Exemplos da lógica do sequenciamento:
Exemplo 1 – Ao enviar as informações de remuneração dos trabalhadores (folha de pagamento), as rubricas da folha devem constar da tabela de rubricas.
Exemplo 2 – Ao transmitir um arquivo com informações de alteração de dados cadastrais de um determinado empregado, este deve constar do RET como empregado ativo. Para constar no RET, há necessidade de ter sido transmitido previamente o evento de “Cadastramento Inicial do Vínculo de Admissão/Ingresso do Trabalhador”.
Exemplo 3 – Ao enviar a remuneração de determinado empregado na folha de pagamento, este trabalhador já deve constar do RET.
O recibo de entrega dos eventos serve para oficializar a remessa de determinada informação ao eSocial e também para obter cópia de determinado evento, retificá-lo ou excluí-lo quando for o caso.
Cada evento transmitido possui um recibo de entrega. Quando se pretende efetuar a retificação de determinado evento deve ser informado o número do recibo de entrega do evento que se pretende retificar.
Estes recibos serão mantidos no sistema por tempo indeterminado, porém, por segurança, é importante que a empresa guarde seus respectivos recibos, os quais comprovam a entrega e o cumprimento da obrigação.
O protocolo de envio é uma informação transitória, avisando que o evento foi transmitido ao ambiente e que serão processadas as respectivas validações. O efetivo cumprimento da obrigação trabalhista, previdenciária e fiscal será atestado pelo recibo de entrega.
É de suma importância que o órgão público tenha um controle para armazenamento dos números dos recibos de entrega dos eventos.
O eSocial estabelece a forma com que passam a ser prestadas as informações trabalhistas, estatutárias, previdenciárias, tributárias e fiscais relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício, e de produção rural.
Portanto, não se trata de uma nova obrigação tributária acessória, mas uma nova forma de cumprir obrigações estatutárias, trabalhistas, previdenciárias e tributárias já existentes. Com isso, ele não altera as legislações específicas de cada área, mas apenas cria uma forma única e mais simplificada de atendê-las.
Ou seja, as obrigações dos órgãos e instituições continuam as mesmas, mudando apenas a forma e os prazos para os envios das informações, bem como algumas informações que antes não eram enviadas, agora passarão a ser.
Dessa forma, eventuais sanções por descumprimento da forma ou prazo terão fundamentação jurídica na legislação já existente: Lei nº 8.036/90, Decreto nº 99.684/90 (FGTS), Lei nº 8.212/91 (Legislação Previdenciária), MP nº 2.158-35/01, Lei nº 9.779/99 e Lei nº 12.873/13 (Legislação Fiscal), além dos seus respectivos estatutos.
| Ocorrência | Valor da multa (R$) Dezembro de 2017 |
|---|---|
| Não informar a admissão do trabalhador | 800,00 a 3.000,00 | reincidência x2 |
| Não informar alterações contratuais ou cadastrais | 201,27 a 402,54 | reincidência x2 |
| Não informar afastamento temporário | 1.812,87 a 181.284,63 |
| Não informar o ASO (atestado de saúde ocupacional) | 402,53 a 4.025,33 |
| CAT - sem emissão ou emissão atrasada (+ criminal) | 937,00 a 5.531,31 | reincidência x2 |
| Não informar sobre os riscos | 1.812,87 a 181.284,63 |
O ponto de partida para a implantação do eSocial é a verificação sobre a necessidade de investimento em TI e o mapeamento das informações necessárias, bem como a localização dos setores responsáveis pelo envio das informações ao eSocial:
1) Administração de Pessoal
2) Departamento gestor de contratos (terceiros)
3) Segurança e medicina (terceirizado)
Além disso, é fundamental a conscientização dos líderes e gestores no eSocial, diante da mudança sobre a forma e os prazos para se enviar as referidas informações, bem como sobre a necessidade do envio de informações que antes não eram informadas.
A minimização dos impactos gerados pelo eSocial, depende do envolvimento da empresa e do RH como um todo, diante de um trabalho conjunto envolvendo gestores, líderes, departamento jurídico e de medicina para manter o cadastro dos trabalhadores atualizados.
Os prazos dos eventos não periódicos trarão relevante mudança cultural da empresa, pois é um grande esforço para evitar a retificação de informações. Essas são apenas algumas informações para que os empregadores possam se preparar para um significativo aumento da fiscalização, pois eventuais inconsistências nas informações culminarão na aplicação de multas e, consequentemente, haverá um aumento de autuações e da dificuldade na emissão de certidões.
Sim, a administração pública, direta e indireta, envolvendo órgãos e instituições públicas, está incluída dentre os empregadores obrigados a informar pelo eSocial, tendo suas responsabilidades definidas pela Constituição, leis e regulamentos. Assim, todos os empregadores estão obrigados, incluindo o Poder Público federal, estadual e municipal.
A partir de 2019, o eSocial será a única forma dos órgãos e instituições enviarem essas informações ao governo. Isso significa que todos que tiverem trabalhadores, estarão obrigados a usar o eSocial no cumprimento de suas obrigações legais.
Tanto órgãos públicos, ligados diretamente ao Poder Central nas esferas federal, estadual e municipal; quanto autarquias, fundações públicas, empresas públicas, agências reguladoras e sociedades de economia mista estão obrigadas à informar ao governo usando o eSocial.
Todos que contratarem prestador de serviço, pessoa física ou jurídica, e possuirem alguma obrigação estatutária, trabalhista, previdenciária ou tributária, em função dessa relação jurídica, por força da legislação pertinente, está obrigado a enviar informações decorrentes desse fato por meio do eSocial.
O obrigado poderá figurar nessa relação como empregador, nos termos definidos pelo art. 2º da CLT ou como contribuinte, conforme delineado pela Lei nº 5.172, de 1966 (Código Tributário Nacional – CTN), na qualidade de empresa, inclusive órgão público, ou de pessoa física equiparada a empresa, conforme prevê o art. 15 da Lei nº 8.212, de 1991.
O eSocial foi criado pelo Decreto nº 8.373/2014, tendo como órgãos públicos participantes: Caixa Econômica Federal, Ministério da Previdência Social, Ministério do Trabalho e Emprego e Secretaria da Receita Federal. Cada órgão terá acesso apenas às informações de sua competência, ou seja, a Caixa não terá acesso às informações da Receita, embora ambos estejam no eSocial.
Sim, mesmo após a implantação do eSocial, é fundamental que os empregadores guardem e mantenham os documentos físicos sob sua responsabilidade, pois essa obrigação não foi substituída pelo envio das informações ao eSocial, como a folha de pagamento, o registro de empregados, etc.
As informações referentes a períodos anteriores à implantação do eSocial devem ser enviadas pelos sistemas utilizados à época. Por isso, é necessário manter os sistemas e programas antigos (GFIP, SEFIP, GPS), mesmo após o início do eSocial, pois o período anterior não fará parte do repositório de informações. Caso haja necessidade de retificação de um período anterior, deverá ser feita utilizando-se da mesma forma do período que se quer retificar, ou seja, pelos sistemas e programas antigos.
Nessa situação, imagine que a empresa ingressou no eSocial em janeiro/2018 e detectou em novembro/2018 que deixou de depositar o FGTS do trabalhador em maio/2017, período anterior à vigência do eSocial. Como fazer a retificação?
A única resposta correta é pela SEFIP e não pelo eSocial, mesmo durante a vigência deste, pois o período retificado refere-se à época anterior à implantação. Do mesmo modo, outras retificações de período anterior ao eSocial, devem usar a forma antiga, como no caso de retificação da DIRF do ano calendário 2016: deve-se usar o PGD 2017 (programa gerador de DIRF), efetuando o envio pela Receita Net.
O eSocial será o único canal para emissão das guias de pagamento para retenção de imposto de renda, contribuição previdenciária, fundo de garantia, dentre outras. No entanto, é importante ressaltar que ele não realiza cálculos para emissão de guia, por ser um repositório de informações.
Haverá integração do eSocial com a DCTF Web que retornará as guias para pagamento por um link. Só será possível a emissão da guia após a transmissão da apuração no eSocial. Muito provavelmente todos os pagamentos serão realizados pela guia DARF, exceto o FGTS (GRFGTS).
Entre em contato conosco e vamos te ajudar com o seu eSocial e outras questões relacionadas a contabilidade da sua empresa.